第1条(目的)
この規程は、一般社団法人Teraccollective(以下「当法人」という。)が保有する個人情報の適正な取扱いの確保に関する基本的事項を定め、個人情報を適切に管理、保護することを目的とする。
第2条(定義)
この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
1「個人情報」とは、個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と照合することにより、特定の個人を識別することができることとなるものを含む。)又は特定の個人を識別することはできないが、公にすることにより、なお個人の権利利益を害するおそれがあるもの をいう。ただし、次に掲げる情報を除く。
(1)法人その他の団体(国及び地方公共団体を除く。以下「法人等」という。)に関して記録された情報に含まれる当該法人等の役員に関する情報
(2)事業を営む個人に関する情報で明らかに当該事業に専属すると認められるもの
2「個人情報の収集等」とは、個人情報の収集、保管及び利用をいう。
3 「会員」とは、当法人の会員及び賛助会員をいう。
4 「文書等」とは、当法人の役員又は職員(以下「職員等」という。)が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては識別することができない方式で作られた記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。以下同じ。)であって、職員等が組織的に用いるものとして、当法人が保有しているものをいう。ただし、次に掲げるものを除く。
(1)新聞、雑誌、書籍その他の不特定多数のものに販売することを目的として発行されるもの
(2)当法人が一般の利用に供することを目的として保有しているもの
第3条(当法人の体制および責務)
当法人は、個人情報保護の重要性を十分に認識し、個人情報の取扱いに伴う個人の権利利益の侵害の防止に関し、必要な措置を講じるよう努めなければならない。
(1)当法人の理事長は、個人情報保護監査役を兼任し、本規定および関係法令等の趣旨に則って、個人情報の適正な取り扱いを確保するための必要な体制を総合的に策定し、その実施、保有個人情報の管理について統括する。
(2)当法人事務局長は、個人情報保護管理責任者を兼任し、個人情報の適正な取り扱いを確保するための必要な措置を講じ、個人情報の保護に関連する問題に、適切かつ迅速に対応しなければならない。また、事務局長は、個人情報に関して法令、本規程に基づく運用の全体像を把握し、基本方針を定め、問題発生の防御、問題発生時の対応を迅速に行い、個人情報保護の実施状況を理事長に報告する。
1 職員等の責任
(1)個人情報を取り扱う職員等は、法令および本規定を遵守し、個人情報を適切に取り扱い、保有個人情報の正確性を維持し、常に安全性の確保に努めなければならない。
(2)個人情報を取り扱う職員等は、業務に関連して開示を受け、または知り得た個人情報の内容を他に示し、漏洩し、または業務以外の目的に利用してはならない。その職を退いた後も、また、同様とする。
(3)個人情報を取り扱う職員等は、業務上必要と認められる場合を除き、個人情報を閲覧またはコピーしてはならない。
(4)個人情報を取り扱う職員等は、あらかじめ管理責任者の許可を得た場合を除き、個人情報を当法人外に持ち出してはならない。
(5)個人情報を取り扱う職員等は、事故および法令,本規程違反を見つけた場合には、速やかに個人情報保護管理責任者へ報告しなければならない。
2 個人情報保護管理責任者
(1)個人情報保護管理責任者には、事務局長を充てる。
(2)個人情報保護管理責任者は、個人情報に関する適正収集、管理等の適正な取り扱いのための措置を講じ、所属の職員等に対する教育啓発を実施しなければならない。
(3)個人情報保護管理責任者は、収集した個人情報を体系的に整理し、職員が適 正に管理できるようにしなければならない。
(4)個人情報保護管理責任者は、常に個人情報の収集、管理、保護等の状況を点検し、理事長の求めがあるときは、速やかに報告しなければならない。
(5)個人情報保護管理責任者は、事故発生時の対応手順を定めなければならない。
第4条(個人情報の収集の制限)
当法人は、個人情報を収集するときは、収集の目的を明らかにして、本人から直接収集しなければならない。
1 当法人は、個人情報の収集等をするときは、その所掌する事務又は事業の目的達成に必要かつ最小限の範囲内で行わなければならない。
2 当法人は、前項の規定にかかわらず、次の各号のいずれかに該当するときは、個人情報を本人以外のものから収集することができる。
(1)本人の同意があるとき。
(2)法令又は条例(以下「法令等」という。)に定めがあるとき。
(3)個人情報が出版、報道等により公にされているとき。
3 当法人は、次の各号に係る個人情報の収集等をしてはならない。ただし、法令等に定めがあるとき、又は事務若しくは事業の目的を達成するために当該個人情報を欠くことができないときは、この限りでない。
(1)思想、信条及び宗教に関する事項
(2)社会的差別の原因となる事実に関する事項
第5条(利用又は提供の制限)
当法人は、第4条に規定する収集の目的の範囲を超えて個人情報を利用し、又は当法人以外のものに提供してはならない。ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、この限りでない。
(1)本人の同意があるとき。
(2)法令又は条例(以下「法令等」という。)に定めがあるとき。
(3)個人の生命、身体又は財産の安全を守るため緊急かつやむを得ないと認められるとき。
第6条(適正管理)
当法人は、個人情報の収集等を行うときは、次の各号について必要な措置を講じ、適正な維持管理を行わなければならない。
(1)個人情報は、正確かつ最新のものとすること。
(2)個人情報の漏えい、改ざん、滅失、き損その他の事故を防止すること。
(3)当法人は、不必要となった個人情報については、廃棄し、又は消去しなければならない。
第7条(業務の委託)
当法人は、個人情報の処理に係る業務を外部に委託するときは、当該業務の委託を受けた者に対し、個人情報の保護を図るため、個人情報の適正な管理について必要な措置を講じさせなければならない。
第8条(開示の申出)
会員、職員等その他当法人に個人情報の収集等をされている者(以下「会員等」という。)は、当法人に対し、文書等に記録されている自己に関する個人情報(以下「自己情報」という。)の開示の申出(以下「開示申出」という。)をすることができる。
第9条(自己情報の開示)
当法人は、開示申出があったときは、開示申出に係る自己情報に次の各号に掲げる情報(以下「不開示情報」という。)のいずれかが記録されている場合を除き、開示申出をした者(以下「開示申出者」という。)に対し、当該自己情報を開示するものとする。
(1)開示申出者以外の者の個人情報であって、開示することにより、当該開示申出者以外の正当な権利利益を害すると認められるもの。ただし、個人の生命、身体又は財産の安全を守るため、開示することが必要であると認められる情報を除く。
(2)法人等に関する情報又は事業を営む個人の当該事業に関する情報であって、開示することにより、当該法人等又は当該個人の権利、競争上の地位その他正当な利益を明らかに害するもの。ただし、個人の生命、身体又は財産の安全を守るため、開示することが必要であると認められる情報を除く。
(3)個人の評価、診断、判定、相談、選考等に関する情報であって、本人に開示することにより、当該評価、診断、判定、相談、選考等に著しい支障が生じるおそれのあるもの
(4)調査、交渉、争訟等に関する情報であって、本人に開示することにより、当法人の公正かつ適正な事務又は事業の執行に著しい支障が生じるおそれのあるもの
(5)開示することにより、個人の生命、身体又は財産の安全その他公共の安全と秩序の維持に支障を及ぼすおそれがあるもの
(6)法令等の規定により開示することができないとされているもの
第10条(訂正の申出)
会員等は、自己情報について事実の記載に誤りがあると認めるときは、当法人に対し、当該記載の訂正の申出をすることができる。
第11条(開示又は訂正の申出の手続き)
自己情報の開示又は訂正(以下「開示等」という。)の申出をしようとする者は、当法人に対し、申出をする者が書面により請求しなければならない。
(1)開示等の申出をしようとする者は、当該自己情報に係る本人又はその代理人でなければならない。
(2)当法人は、第1項の書面に不備があると認めるときは、開示等の申出をした者(以下「開示等申出者」という。)に対し、相当の期間を定めて、その補正を求めることができる。この場合において、当法人は、開示等申出者に対し、補正の参考となる情報を提供するよう努めなければならない。
第12条(開示等の実施)
自己情報の開示は、文書又は図画については当該文書の閲覧又は写しの交付をもって行う。ただし、閲覧の方法による自己情報の開示にあっては、当法人は、当該自己情報の保存に支障を生じるおそれがあると認めるときその他正当な理由があるときは、その写しにより、これを行うことができる。
(1)当法人は、第11条により開示等を決定したときは、速やかに開示等をするものとする。
第13条(不服の申出)
開示等申出者は、開示等について不服があるときは、当法人に対して書面により不服の申し出をすることができる。
(1)前項の申出は、開示等の事項を知った日の翌日から起算して60日以内にしなければならない。
(2)当法人は、第1項の申出があったときは、迅速かつ適切な処理に努め、当該申出について再度の検討を行った上で、当該申出に対する回答を書面により行うものとする。
第14条(委任)
この規程に定めるもののほか、この規程の施行に関して必要な事項は、当法人の長が定めるものとする。
附 則
この規程は、令和3年5月1日から施行する。